Guía completa de dotación laboral para empleadores en colombia 2025
Fechas, reglas y errores a avitar
La dotación laboral en Colombia, regida por el Código Sustantivo del Trabajo (CST), es una prestación social obligatoria que todo empleador debe gestionar correctamente para evitar sanciones. Esta guía definitiva le explica las reglas clave: quiénes son los beneficiarios, las fechas exactas de entrega para 2025, la diferencia crucial con los EPP y los errores más comunes que debe evitar para garantizar el cumplimiento normativo.
¿Qué es una dotación y por qué es tan importante cumplir?
La dotación no es un bono ni parte del salario; es la entrega en especie de un (1) par de zapatos y un (1) vestido de labor a sus trabajadores. Su objetivo es proteger el patrimonio del empleado y garantizar que tenga la indumentaria adecuada para sus funciones. El incumplimiento puede acarrear multas por parte del Ministerio de Trabajo de hasta 5.000 SMLMV.
Checklist de cumplimiento de dotaciones para empleadores:
1. ¿Quiénes son los beneficiarios a recibir dotaciones?
Debe entregar dotación a todo trabajador que cumpla con DOS condiciones simultáneamente:
- Salario: Que devengue hasta dos (2) Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes (SMLMV).
- Antigüedad: Que haya cumplido más de tres (3) meses de servicio en la fecha de entrega.
2. Fechas de entrega de dotación para 2025 en Colombia
La ley establece tres fechas límite al año. ¡Márquelas en su calendario!
- Primera Entrega: A más tardar el 30 de abril.
- Segunda Entrega: A más tardar el 31 de agosto.
- Tercera Entrega: A más tardar el 20 de diciembre.
Nota para el sector público: La tercera entrega es el 30 de diciembre, según la Ley 70 de 1988.
3. ¿Qué entregar en una dotación? La clave está en la "adecuación"
La ley no fija un valor monetario, pero exige que la dotación sea «apropiada» para la labor. No es lo mismo un uniforme para un mensajero que para personal de oficina. La calidad debe ser suficiente para durar, al menos, hasta la siguiente entrega (4 meses).
4. El error más común: Confundir dotación con EPP
- Dotación: Es una prestación social para evitar el desgaste de la ropa personal.
- Elementos de Protección Personal (EPP): Son equipos para proteger la vida y la salud del trabajador (cascos, guantes, arneses). Los EPP se entregan a TODOS los trabajadores expuestos a un riesgo, sin importar su salario o antigüedad.
5. Prohibido Pagar en Dinero (con una excepción)
El artículo 234 del CST prohíbe compensar la dotación con dinero durante la vigencia del contrato.
- ¿Son válidos los bonos? Sí, siempre y cuando sean canjeables exclusivamente por vestuario y calzado. Se consideran un pago en especie.
- ¿Cuándo se paga en dinero? Únicamente al finalizar el contrato laboral si quedaron dotaciones pendientes de entregar.
Recomendación Final: Documente cada entrega. Haga firmar a sus trabajadores un acta o comprobante de recibido. Esto le servirá como soporte legal ante cualquier reclamación.
Gestionar correctamente la dotación va más allá de cumplir una norma; es una estrategia para mejorar el bienestar de su equipo y proteger a su empresa de costosas sanciones. Pero la logística, la selección de proveedores y la garantía de cumplimiento pueden consumir tiempo y recursos valiosos.
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